5. Virkailijoiden tehtävä

Sihteeri:

- Hän valmistelee esityslistan asiat yhdessä puheenjohtajan kanssa, lähettää kokouskutsut liitteineen ja hoitaa muut kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt

- Vastaa kokouksen dokumentoinnista laatimalla kokouksen pöytäkirjan

- Pöytäkirjaa varten hän tekee muistiinpanot kokouksen kulusta

- Hän kirjaa tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset

- avustaa kokouksen aikana puheenjohtajaa, esimerkiksi huomauttamalla huomaamatta jääneistä puheenvuoropyynnöistä tai auttamalla äänestysjärjestyksen laatimisessa



Puheenjohtaja:

- On vaativa rooli

- Valvoo, että kaikki menee sääntöjen mukaan oikein

- Motivoida ja antaa tehtäviä

- Puheenjohtaja huolehtii myös ajankulusta

- Puheenjohtaja ohjaa ja johtaa päätösasian käsittelyä ja siitä syntyvää keskustelua. Hän myös ohjaa äänestyksen tai vaalin toimittamisen

- Puheenjohtaja vastaa ylipäätäänkin työskentelyn ohjaamisesta, menettelytapojen oikeellisuudesta ja päätöksenteon sujumisesta

- Puheenjohtaja vastaa myös siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja, ja että se on oikein laadittu, vaikka sihteeri sen käytännössä laatiikin



Kokouksen osallistujat:

- Osallistuu ryhmän tehätäviin

- Puheenvuoroilla osallistujat vaikuttavat kokouksen kulkuun, tehtäviin päätöksiin ja tarvittaessa puheenjohtajan toimintaan

- Myös äänestämällä vaikutetaan päätöksentekoon

- Lisäksi osallistujat valvovat, että kokous tulee asianmukaisella tavalla kokoonkutsutuksi ja läpiviedyksi

- Osallistujan kannattaa tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana. Se helpottaa esimerkiksi puheenvuorojen pitoa

- Neuvottelee esimerkiksi taustaryhmien kanssa ennen kokousta

- Tuntee yleisen kokousmenettelyn